全国人口信息系统由公安机关管理，主要记录公民的户籍、身份证、婚姻、出生、死亡等基础信息。
首先，公安、法院、检察院等司法机关在办案、调查取证、人口管理等工作中，可依法调取人口信息。例如侦破案件、身份核验、追查失踪人员等，都可以通过内部系统查询。其次，政府部门或事业单位在办理与人口信息相关的业务时，可通过正式渠道核验，如民政部门婚姻登记、教育部门学籍核查、社保部门身份验证等。
个人查询一般仅限于本人或直系亲属，需携带有效身份证明，前往户籍所在地公安派出所或政务服务中心申请，部分地区支持线上政务平台核验，但仅显示有限信息。若是律师、仲裁机构，需出具合法委托书及案件相关材料，经审批后可依法调取。